不採用通知のメール例文集！会社の印象・企業イメージを守る伝え方

「お断りの連絡は気が重い」そう感じていても、不採用通知は採用担当者にとって避けられない現実です。

とはいえ、通知が遅れたり、画一的で冷たい文面になってしまうと、応募者に不信感を与え、企業イメージの悪化を招く可能性もあります。

一方で、誠実な対応を行うことで、「また応募したい」と思ってもらえる好印象につながるケースも少なくありません。不採用通知は単なる結果報告ではなく、候補者体験を左右する重要なコミュニケーションなのです。

そこで今回は、不採用通知の基本的な役割や重要性、メール・郵送・電話など連絡手段ごとの注意点、さらに状況別の例文までを網羅的に紹介します。

不採用通知とは

不採用通知は、選考結果として採用見送りを正式に伝える連絡であり、応募者の心理や今後の関係性に影響するため丁寧な対応が求められます。

中途採用では工数が逼迫しやすく、通知の質が企業の印象を左右することも珍しくありません。不採用通知は、応募者にとって次のステップへ進むための区切りとなり、企業の誠実な姿勢を伝える手段にもなります。

通知手段ごとの主な特徴は次のとおりです。

• メール：迅速で記録が残る

• 電話：即時だが対応が難しい

• 郵送：書類返却時に適している

• サービス内メッセージ：履歴管理は容易だが事務的になりやすい

応募者は将来顧客や協業相手になり得る存在であり、通知は企業姿勢を示す行為です。適切な配慮を伴う運用が候補者体験と信頼性の向上につながります。

不採用通知が重要な理由

不採用通知は結果連絡ではなく、企業の信頼性やブランドイメージを左右する重要な対応です。応募者はエントリーから面接準備まで多くの労力をかけているため、不採用であっても感謝と敬意をもって伝えることが求められます。

通知が遅れたり、配慮に欠けた表現を使ったりすれば、応募者に不信感を与えかねません。特に近年は、対応内容が口コミやSNSで広まりやすく、企業イメージへの影響も大きくなっています。

採用工数が限られるなかでも、誠実な不採用対応は候補者体験の向上につながり、再応募や紹介といった将来的な接点の確保にも貢献します。

不採用通知の主な連絡手段

不採用通知は、結果を伝えるだけでなく、連絡手段の選び方によっても応募者の受け止め方が大きく変わります。

ここでは、不採用通知に用いられる主な連絡手段とその特徴について解説します。

メール

不採用通知の連絡手段として、最も一般的な方法はメールです。郵送より工数が少なく記録も残るため、多人数対応が必要な選考に向いています。応募者への敬意を示す文面を意識し、以下の点に注意しましょう。

• 件名は「選考結果のご連絡｜〇〇社」など明確に

• 通知は面接後3〜7日以内、深夜・早朝は避ける

• 構成は感謝→結果→書類扱い→結びの順

• 機械的な印象を避け、丁寧な言葉を選ぶ

メール通知ではスピードと配慮の両立が求められます。誠意ある対応が企業の印象を左右します。

郵送

不採用通知を郵送で送る対応は、応募者に誠実で丁寧な印象を与える手段の1つです。特に履歴書や職務経歴書を返却する際に適した手段です。形式や文面を整えることで、企業の信頼性を保ちながら応募者の心情にも配慮できます。

準備や郵送料の負担、対応に時間がかかる点は否めませんが、雑な対応と見なされるリスクを避けるうえでは効果的です。

面接まで進んだ応募者に対しては、誠意ある連絡手段として郵送を選ぶ方が望ましいでしょう。

電話

電話による不採用通知は、面接まで進んだ応募者や迅速な対応が求められる場面で効果的な連絡手段です。即時に結果を伝えられる点はメリットですが、対応を誤ると企業イメージを損ねる可能性があります。

連絡は応募者の都合に配慮した時間帯を選び、スクリプトを用意して要点を簡潔に伝えることが重要です。

応募への感謝も忘れず、本人不在時は留守電に結果を残さず再度連絡する姿勢が求められます。

関連記事：電話の不採用通知はこちら▶︎

【ケース別】不採用通知メールの例文

不採用通知は応募者への敬意を示す重要なコミュニケーションです。ここでは、不採用通知メールのケース別例文を紹介します。

書類選考段階で不採用になった場合（書類返却無し）

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

〇〇 〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当の△△です。

このたびは弊社求人へご応募いただき、誠にありがとうございました。
書類選考の結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

なお、応募時にお預かりした履歴書等の書類につきましては、
弊社にて責任をもって破棄させていただきます。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

書類選考段階で不採用になった場合（書類返却有り）

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

〇〇 〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当の△△です。

このたびは、弊社求人にご応募いただき誠にありがとうございました。
慎重に書類選考を行った結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、応募時にお預かりした履歴書等の選考書類は、履歴書に記載のご住所宛に郵送いたしますので、ご査収ください。

末筆ではございますが、〇〇様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

面接段階で不採用になった場合（書類返却無し）

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

〇〇 〇〇様
株式会社〇〇〇〇 採用担当の△△です。

このたびは、弊社求人にご応募いただき誠にありがとうございました。
慎重に書類選考を行った結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、応募時にお預かりした履歴書等の選考書類は、履歴書に記載のご住所宛に郵送いたしますので、ご査収ください。

末筆ではございますが、〇〇様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

面接段階で不採用になった場合（書類返却有り）

件名：【面接結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

〇〇 〇〇様
株式会社〇〇〇〇の採用担当〇〇です。

先日はご多忙のなか、弊社の面接にご参加いただき誠にありがとうございました。
社内にて慎重に協議を重ねました結果、
誠に恐縮ながら、今回はご期待に添えない結果となりました。

選考に多大なるお時間をいただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。

なお、応募時にお預かりした履歴書等は、
ご住所宛に簡易書留にて返送いたしますのでご査収ください。

末筆ながら、〇〇様の今後ますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

略儀ながらメールにてご通知申し上げます。

自社都合で不採用になった場合

件名：【面接結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇

〇〇 〇〇様
株式会社〇〇〇〇の採用担当〇〇です。

このたびは、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めておりましたが、社内事情により採用計画を見直すこととなり、誠に恐縮ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。

ご期待に添えず申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

〇〇様の今後のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

不採用を通知する際のポイント

不採用通知は、応募者の気持ちに大きく影響する繊細な業務です。

ここでは、不採用を通知する際に押さえておきたい重要なポイントについて解説します。

感謝とお礼を必ず含める

不採用通知を送る際は、応募者の時間や労力に対する敬意を示すことが重要です。求人の確認から書類準備、面接まで、多くの手間がかかっています。そのため、冷たい印象を与えないよう、感謝の言葉を添える配慮が必要です。

たとえば、以下のような表現があります。

• このたびはご応募いただき、誠にありがとうございました

• 面接にご足労いただき、心より感謝申し上げます

• 今後のご活躍を心よりお祈りしております

こうした文言を盛り込むことで、応募者との良好な関係や企業への信頼を保つことにつながります。

応募書類の取り扱い方法を明確に伝える

不採用通知を送る際は、応募書類の取り扱いについて明示することも重要です。履歴書や職務経歴書に含まれる個人情報を考慮し、通知文では処理方針を明確に記載して、応募者の不安を軽減しましょう。

たとえば以下のような文言が一般的です。

• 応募書類を返却する場合：「履歴書に記載されたご住所へ返送いたします」

• 企業側で破棄する場合：「弊社にて責任をもって破棄いたします」

一文の配慮が応募者の印象を左右し、企業の信頼性向上にもつながります。

具体的な理由は省略する

不採用通知では、具体的な理由は原則伝えません。明示すると感情的な反発や問い合わせの増加を招くほか、選考基準の漏洩リスクもあります。理由を聞かれた場合は「社内規定によりお答えいたしかねます」と丁寧に対応しましょう。

補足が必要な場合は、「総合判断の結果」など、曖昧で配慮ある表現にとどめておくと無難です。評価内容や個人情報は慎重に扱い、結果のみを簡潔に伝えることで、関係悪化を防ぎつつ企業イメージを守れます。

不採用を通知する際の注意事項

不採用通知は、結果を伝えるだけでなく応募者の心情や企業イメージにも深く関わる重要な連絡です。

ここでは、不採用を通知する際に押さえておきたい注意点について解説します。

選考後なるべく早く伝える

不採用通知は、選考結果が出た段階で早めに伝える姿勢が必要です。連絡が遅れると、応募者に「後回しにされた」という印象を与えやすく、企業への評価が下がる要因にもなります。志望度の高い応募者ほど次の行動を判断する時期となるため、通知のタイミングは特に重要です。目安は以下を参考にしてください。

• 選考後3日以内：迅速で誠実な対応と受け取られる

• 1週間以内：一般的な範囲

• それ以上：配慮不足と見なされる可能性がある

遅延が避けられない場合は、事前に連絡時期を共有しておくと信頼を保ちやすくなります。

宛名や送付先などに間違いがないか確認する

不採用通知で宛名や送付先を誤ると、応募者の信頼を損ね、企業の印象低下にもつながります。テンプレート使用時は別の応募者情報が混在していないかを必ず確認し、氏名は正式なフルネームで正確に記載しましょう。主な確認ポイントは以下のとおりです。

• 宛名が正しい漢字のフルネームか

• 送付先が他の応募者と混同されていないか

• 差出人名や連絡先に誤りがないか

• ダブルチェックが実施されているか

基本を徹底することで、誠意ある対応として信頼を守れます。

伝え方・表現に配慮する

不採用通知は応募者の心理に影響を与えるため、伝え方に十分な配慮が求められます。画一的な文面では冷たい印象を与え、企業への不信感を招くおそれがあります。印象を和らげる工夫としては、以下の方法が効果的です。

• 「不採用」という表現は避け、「ご希望に添えない結果となりました」と伝える

• 応募者の名前を記載し、個別対応であることを示す

• 面接の所感などを一文添え、誠意を伝える

このような対応により、応募者への敬意が伝わりやすくなり、企業イメージの向上にもつながります。

スムーズな不採用採用通知連絡は代行サービスへの依頼もおすすめ

不採用通知は結果連絡だけではなく、応募者への敬意や企業イメージに影響する重要な対応です。ただ、短期間に多くの候補者とやり取りする場合、文面の作成や送信時の確認、通知のタイミングなどに手間がかかり、担当者の負担が増大します。こうした課題を解消しつつ、応募者に誠実な対応を行う手段として、採用代行（RPO）サービスの活用がおすすめです。

不採用通知を専門スタッフが代行すれば、対応漏れや誤送信のリスクを抑えつつ、企業の印象を損なわない丁寧な文面で通知を行えます。採用業務の質を維持しながら工数を軽減するためにも、代行の導入を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

対応工数の負担が大きい場合は、アズライトの採用代行（RPO）サービスの活用も検討してみてください。

アズライトへ相談する▶︎

不採用通知の例文まとめ

不採用通知は単なる選考結果の連絡ではなく、応募者との信頼関係を築く重要な接点です。適切な手段や文面で誠意を伝えることで、企業イメージの向上や再応募の機会にもつながります。

また、書類の取り扱いや通知のタイミング、表現の選び方など細部への配慮が、応募者の印象を大きく左右します。信頼される企業であるために、不採用通知にも真摯に向き合いましょう。