電話で不採用を伝えるのはアリ？企業担当者のための完全ガイド

採用活動において避けて通れないのが「不採用通知」です。効率化が進む一方で、「電話で不採用を伝えるのはアリなのか？」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。

「応募者の反応が怖くて気が引ける」という不安がある一方で、最終面接まで進んだ方や優秀な候補者には、あえて電話で誠意を伝えたいという企業は少なくありません。

実は、この一本の電話が企業の信頼を守り、「選んでよかった」と思わせる採用ブランディングに繋がります。

本記事では、不採用を電話で通知する際の基本の流れや、応募者に安心感を与える伝え方のポイント、さらにはそのまま使えるケース別の例文まで徹底解説します。

不採用連絡の必要性

採用活動における不採用連絡は、企業の誠実さを示す重要なプロセスです。応募者は貴重な時間を割いて選考に臨んでおり、連絡を怠る「サイレントお祈り」は、応募者に強い不安を与え、企業のブランドイメージを大きく損なうリスクがあります。

効率化によりメール通知が主流の現代だからこそ、あえて電話で伝えることには以下の意義があります。

• 時間を割いてくれた応募者へ、最大限の敬意を示せる

• 直接の声による連絡は、他社にはない誠実な印象を残す

• 期待と不安の中にいる応募者の時間を尊重し、次への一歩を支える

不採用を「断絶」ではなく「未来への関係づくり」と捉え、一本の電話を惜しまない姿勢が、中長期的な企業のファン作りへと繋がります。

不採用を電話で通知する際の流れ・トークスクリプト例

電話での不採用通知は、相手の反応がダイレクトに返ってくるため、担当者にとっても緊張する場面です。しかし、あらかじめ正しい流れと伝え方のポイントを理解しておけば、冷静かつ誠実に対応できます。

不採用の電話は、以下の6つのステップに沿って進めましょう。

• 挨拶と名乗り

• 本人確認と状況確認

• 選考結果の伝達

• 理由への対応

• 書類の扱い

• 結びの言葉

挨拶と名乗り

まずは、応募者がどこの誰からの電話かすぐに理解できるよう、明るくはっきりと名乗ります。相手が不採用の予感で緊張しすぎないよう、落ち着いたトーンで話し始めましょう。

また、不採用の連絡であっても、第一声は「面接を受けてくれたことへの感謝」から入るのがマナーです。

トーク例：「お世話になっております。株式会社〇〇、採用担当の〇〇でございます。先日はお忙しい中、弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。」

本人確認と状況確認

不採用というデリケートな情報を伝える前に、必ず本人であることを確認します。また、落ち着いて話せる環境か、外出中ではないかなど、必ず状況を伺うことも大切です。

もし状況が悪い場合は「後ほど改めてお掛け直しします」と伝え、無理に話を続けないようにします。

トーク例：「〇〇様（応募者氏名）ご本人様でお間違いないでしょうか？今、2〜3分ほどお電話でお話しさせていただいてもよろしいでしょうか？」

選考結果の伝達

本題である選考結果は前置きを長くせず、「残念ながら」というクッション言葉を使い、結論から簡潔に伝えます。言葉を濁すと、相手に「まだ可能性があるのか？」と誤解させてしまうため、はっきりとした表現を使いましょう。

トーク例：「先日の選考結果につきまして、社内で慎重に検討を重ねてまいりました。誠に残念ながら、今回はご希望に添いかねる結果となりましたことをお伝えしたく、お電話いたしました。」

理由への対応

不採用の理由を尋ねられることがありますが、基本的には「総合的な判断」であることを伝え、詳細な回答は控えるのが一般的です。ただし、相手の熱意を否定しないよう、言葉選びには注意が必要です。

トーク例：「詳細な選考基準につきましては公表しておりません。〇〇様のこれまでのご実績は大変素晴らしいものでしたが、現在の弊社の状況や求める役割との相対的な比較により、総合的に判断させていただきました。」

書類の扱い

履歴書や職務経歴書などの個人情報の取り扱いについても触れておくと、応募者の不安を解消できます。返送するのか、自社で破棄するのかを明確に伝え、適切に管理していることを示します。

トーク例：「なお、お預かりしております応募書類につきましては、弊社規定に則り、責任を持って破棄（またはご返送）させていただきます。何卒ご了承ください。」

結びの言葉

最後は、相手の将来を応援する言葉で締めくくります。縁がなかったとしても、自社に興味を持ってくれたことへの敬意を込めましょう。

応募者の今後の活躍を心から祈る言葉をかけることで、選考結果によるショックをフォローし、企業に対するネガティブな印象を和らげることができます。

トーク例：「今回はご期待に沿えませんでしたが、〇〇様の今後のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。本日はお忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。」

不採用を電話で通知する際のポイント

電話での不採用通知を円滑に進め、応募者とのトラブルを防ぐためには、事前の準備と細やかな配慮が欠かせません。以下6つのポイントを意識し、誠実な対応を心がけましょう。

• 通知する日時目安を事前に伝えておく

• 「1週間以内」には通知する

• 電話するタイミングに注意する

• 伝達すべき情報を事前にまとめておく

• 応募書類の取り扱いを説明する

• 感謝の気持ちを伝える

通知する日時目安を事前に伝えておく

面接の最後に「選考結果は〇日後までにご連絡します」と、具体的な期限を伝えておくことが大切です。

目安がわからない状態での待機は、応募者にとって大きなストレスとなります。事前に期限を共有しておくことで、電話がかかってきた際に応募者側も心の準備ができ、スムーズに話を聞いてもらいやすくなります。

「1週間以内」には通知する

選考結果は、面接から1週間以内に伝えるのが理想的です。他社の選考と並行している応募者も多いため、連絡が遅れるほど相手のキャリア選択に多大な影響を与えてしまいます。

迅速な連絡は「応募者の時間を尊重している」という敬意の表れになる一方で、遅くなるほど企業への不信感に繋がりやすいため注意が必要です。

もし1週間を超えてしまった場合は、まずは選考結果を待たせてしまったことに対し、心からの謝罪を伝えましょう。「慎重に選考を重ねた結果、お時間がかかってしまいました」など、遅れた理由を簡潔に添えることで、相手の心情を汲み取った誠実な対応となります。

電話するタイミングに注意する

電話をかける時間帯への配慮は必須です。現職をお持ちの方であれば、始業前や就業中、昼休みの時間帯は避けるのが賢明です。一般的には、18時〜19時頃の夕方以降や、相手が事前に指定した時間帯にかけるのが望ましいでしょう。

また、応募者が学生の場合は、講義やゼミ、他社の選考会などで電話に出られない時間が多くあります。不在時に何度もかけ直すと相手にプレッシャーを与えてしまうため、あらかじめ面接時に「電話がつながりやすい時間帯」を確認しておくことが重要です。

加えて、週末や祝日の直前などは避け、相手が次のアクションを起こしやすい週の半ばに連絡するのも、相手への配慮と言えます。

伝達すべき情報を事前にまとめておく

電話をかける前に、会話の流れを想定した「トークスクリプト（台本）」を用意しておきましょう。

不採用という繊細な内容を伝える際、担当者が言葉に詰まったり言い淀んだりすると、応募者に余計な不安を与えてしまいます。あらかじめ台本があれば、伝えるべき情報の漏れやミスを防げるだけでなく、記録に残りにくい電話特有のトラブル回避にも繋がります。

また台本を作成したら、上司や先輩に内容を確認してもらい、客観的な視点で表現をブラッシュアップしましょう。手元に台本があることで、担当者も落ち着いて誠実に対応でき、プロフェッショナルな印象を与えられます。

応募書類の取り扱いを説明する

履歴書やポートフォリオなど、預かっている個人情報の扱いについては必ず言及しましょう。不採用通知の電話は応募者にとって緊張を強いる場面ですが、だからこそ「自分の個人情報が今後どうなるのか」という不安をその場で解消してあげることが重要です。これは、コンプライアンス遵守の観点からも非常に重要なプロセスです。

「弊社にて責任を持って破棄する」のか「後日郵送で返却する」のかを明確に伝えましょう。基本的には自社の方針を伝えますが、相手の意向を汲み取りつつ適切に管理していることを示すことで、企業としての信頼性を最後まで維持できます。

感謝の気持ちを伝える

最も大切なのは、自社に興味を持ち、貴重なリソース（時間・労力・交通費など）を割いてくれたことへの心からの感謝です。結果が不採用であったとしても、数ある企業の中から自社を選んで選考に臨んでくれた事実は変わりません。

電話での不採用通知は、単に「お断り」をする場ではなく、応募者が費やした時間や労力、費用に対する感謝を伝えることまでが「基本セット」であると心得ておきましょう。「今回はご縁がありませんでしたが、弊社の募集を見つけてくださり、誠にありがとうございました」という一言を添えるだけで、応募者の受け取り方は大きく変わります。

【ケース別】電話で不採用を伝える際のトークスクリプト例

不採用の通知を電話で行う際、最も大切なのは「相手との距離感」に合わせた適切な言葉選びです。書類選考の段階と、実際に顔を合わせた面接後では、応募者が抱く期待値も、企業側が伝えるべき謝意の深さも異なります。

ここでは、現場でそのまま活用できる3つの代表的なケースの例文を紹介します。

• 通知を長引かせたくない

• 丁寧に対応したい

• 将来的に再応募してほしい

それぞれの状況に応じた、最適なコミュニケーションのポイントを詳しく解説します。

書類選考時点

書類選考での不採用は、基本的にはメール通知が一般的ですが、あえて電話で伝える場合は、相手の時間を奪いすぎないよう、より簡潔に要件を伝えるのがマナーです。

例文

「お世話になっております。株式会社〇〇、採用担当の〇〇でございます。〇〇様のお電話で間違いないでしょうか。

この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。お送りいただいた書類をもとに慎重に検討させていただきましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご希望に添えず、大変申し訳ございません。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。」

面接時点

面接まで進んだ方へは、対面でのやり取りを振り返る言葉を添えると誠実さがより深く伝わります。わざわざ時間を作って来社してくれたことへの感謝を忘れず、相手の努力を尊重する姿勢を示しましょう。

例文

「お世話になっております。株式会社〇〇、採用担当の〇〇でございます。〇〇様のお電話で間違いないでしょうか。

先日はお忙しい中、わざわざ弊社まで足をお運びいただき、誠にありがとうございました。当日お話しいただいた〇〇様のご経験や仕事に対する熱意は、私共にとっても大変刺激となるものでした。選考結果につきまして社内で慎重に検討を重ねてまいりましたが、誠に残念ながら、今回はご希望に添いかねる結果となりました。ご希望に添えず、大変申し訳ございません。なお、応募書類に関しましては、弊社にて責任を持って破棄させていただきます。

〇〇様の今後のより一層のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。」

留守電の場合

不採用というデリケートな内容は、家族や周囲に聞かれる可能性があるため、留守番電話に直接メッセージとして残すのは避けるのがマナーです。「改めてかけ直すこと」と「メールでも連絡すること」を伝えましょう。

例文

「お世話になっております。株式会社〇〇、採用担当の〇〇でございます。〇〇様のお電話で間違いないでしょうか。先日の選考結果の件でお電話差し上げましたが、ご不在のようでしたのでメッセージを残させていただきました。こちらから改めてご連絡させていただきます。

それでは、失礼いたします。」

電話で不採用を伝える際の例文をAI作成するプロンプト

「自社の雰囲気に合わせた台本を作りたい」「特定の状況に絞った言い回しが欲しい」という場合は、AIを活用するのも一つの手です。以下のプロンプト（指示文）をコピーして、状況を書き換えて入力してみてください。

AIへの指示プロンプト例

採用担当者として、面接後の不採用を電話で伝えるためのトークスクリプトを作成してください。

・企業名：株式会社〇〇

・応募職種：[職種を記入]

・状況：最終面接まで進んだが、スキル面は高く評価している

・トーン：誠実で温かみがあり、相手の今後のキャリアを応援する姿勢

・必須要素：面接のお礼、結論（見送り）、理由（総合的な判断）、書類の扱い、結びの言葉

・制約：3分以内で話し切れる長さで、相手にネガティブな印象を与えない表現

不採用を電話で通知することが適切なケース

不採用通知はメールが主流となっていますが、状況によっては電話での連絡がより「戦略的」かつ「誠実」な判断となる場合があります。主に以下の3つのケースでは、電話での通知を検討しましょう。

• 通知を長引かせたくない

• 丁寧に対応したい

• 将来的に再応募してほしい

通知を長引かせたくない

他社の選考と並行している候補者の場合、1分1秒でも早く結果を伝えることが、相手のキャリア判断を助けることに繋がります。連絡が遅れるほど、応募者は「可能性があるのでは」と期待を抱き続け、次のアクションへ踏み出すチャンスを逃しかねません。

特に他社の内定承諾期限が迫っているようなケースでは、メールの作成や送信を待つ時間は致命的です。即時性の高い電話であれば、その場ですぐに意思伝達が完了し、相手を中ぶらりんな状態にさせません。たとえ不採用であっても、このスピード感こそが「誠実で決断の早い企業」というポジティブな印象を残します。

丁寧に対応したい

最終面接まで進んだ方やリファラル応募の方など、特に関係性が深まった候補者に対し、定型文のメール一通で済ませるのは「冷たい」という印象を与えかねません。一人ひとりのために手間をかける電話連絡は、一斉送信のメールよりも応募者への誠意が伝わりやすい手法です。

また電話は、応募者の努力や時間に対する感謝を直接伝えられるほか、納得がいかない様子があればその場でフォローすることも可能です。直接言葉を交わすことで、評価していた点や感謝の意をニュアンスまで含めて届けられるため、応募者の納得感をより高められます。

将来的に再応募してほしい

今回のポジションには合わなかったものの、高い資質を持つ候補者に対しては、電話での通知が有効です。直接言葉を交わすことで、「将来的に別の形でお力添えいただきたい」という熱意をより確実に伝えられ、良好な関係性を維持できます。

誠実な声のトーンは相手の記憶に深く残り、数年後の再応募や、外部パートナーとしての協力関係に繋がることも少なくありません。不採用を単なる「断絶」ではなく、長期的なタレントプールの形成や、未来への関係づくりと捉えることも、現代の採用活動における大切な視点です。

不採用を電話で通知する際の注意事項

電話は感情が伝わりやすい反面、情報の受け取り方に齟齬が生まれたり、思わぬトラブルに発展したりするリスクも孕んでいます。以下の2点は、不採用電話をかける際の注意事項として覚えておきましょう。

• 簡潔に要件を伝える

• 留守電で不採用通知をしない

簡潔に要件を伝える

不採用を伝える電話では、挨拶のあと、できるだけ早い段階で結論を伝えるのが鉄則です。

不採用を伝える気まずさから、「慎重な検討の結果……」「非常に甲乙つけがたく……」と前置きを長くしてしまいがちですが、これは避けましょう。極度の緊張状態で待っている相手に対し、結論を後回しにすることは、無用な期待を抱かせ、かえってショックや不信感を大きくしてしまいます。

まずは「誠に残念ながら、今回はご希望に添いかねる結果となりました」とはっきり結論を述べましょう。その上で、これまでの感謝や今後の活躍を祈る言葉を添えるのが、相手の時間を大切に思う配慮と言えます。

留守電で不採用通知をしない

相手が不在の場合、留守番電話に直接「不採用」という結論を残すのは避けましょう。選考結果は極めてデリケートな個人情報です。万が一、本人以外がそのメッセージを聞いてしまった場合、プライバシー侵害のトラブルに発展するリスクがあるからです。

留守電には「選考結果の件でお電話いたしました。また改めてご連絡差し上げます」と、用件のみを伝えましょう。大切な情報を慎重に扱う姿勢を見せることも、企業の信頼を守ることに繋がります。

不採用という結果は、本人のプライバシーが守られる方法で直接届けるのが基本です。

不採用電話に関するよくある質問

電話での不採用通知を運用する際によくある疑問をまとめました。

「誰が電話をかけるべきか」「理由はどこまで話していいのか」といった実務的な疑問を解消し、自信を持って連絡に臨めるよう、一つひとつ確認していきましょう。

電話で伝える場合、誰がかけるのが適切？

基本的には、面接を担当した面接官や採用責任者が直接かけるのが最も誠意が伝わります。特に最終面接まで進んだ方や、リファラル応募の方に対しては、直接話した担当者から伝えることで、評価していた点などの説得力が増します。

ただし、現場の多忙さで連絡が遅れてしまう場合や、一貫した対応を重視する場合は、採用窓口の一元化として人事担当者が一括して行っても問題ありません。大切なのは「誰が」という形式以上に、期限を守り、敬意を持って伝えるという姿勢です。

どこまで理由を伝えるべき？

具体的な不採用理由については、原則として伝えないのが一般的です。

理由を詳しく伝えてしまうと、「そこを改善すれば採用してくれるのか」といった議論に発展したり、法的リスクを招いたりする可能性があるためです。もし応募者から不採用の理由を聞かれたら、「社内の選考基準に基づいた総合的な判断」といった表現に留め、それ以上の言及は控えましょう。

ただし、将来的に再応募を期待する候補者などに対しては、マイナス面ではなくプラスの評価点（強み）を添えて伝えるのが効果的です。自分の良さを認めてもらえたという実感は相手の自信に繋がり、不採用という結果であっても、将来にわたる良好な関係を築く助けになります。

不採用連絡の内容は記録すべき？

「いつ・誰が・どのような内容で伝えたか」を必ず記録に残しておきましょう。

電話はメールと異なり、後から内容を確認することが困難です。後日、「そんなことは聞いていない」「書類を返却すると言ったはずだ」といった「言った・言わない」のトラブルを防ぐためにも、採用管理システム（ATS）や選考記録シートに会話の要旨をメモしておくことが重要です。

また、この記録はチーム内での確実な情報共有に役立つだけでなく、将来その方が別のポジションで再応募してきた際の貴重な参考資料にもなります。万が一、本人から問い合わせがあった際も、組織として一貫した誠実な対応を可能にします。

まとめ

この記事のまとめ

• 1週間以内を基本とし、相手の次の一歩を止めない

• 誤解やトラブルを防ぐため、台本を用意し端的に話す

• 相手に合わせた時間帯を選び、書類の扱いも明言する

• 直接感謝を届けることで、未来へ繋がる関係性を築く

不採用の通知を電話で行うことは、一見すると手間や心理的な負担がかかる作業かもしれません。しかし、迅速かつ誠実な対応は、応募者の次のステップを応援するだけでなく、企業の信頼を守る「採用ブランディング」の重要な一手となります。

大切なのは、たとえ今回はご縁がなかったとしても、自社に興味を持ってくれた一人のプロフェッショナルとして敬意を払うことです。

本記事で紹介した流れやポイント、例文を参考に、相手の心に寄り添った対応を心がけてみてください。丁寧な不採用通知は、いつかまた別の形での良き出会いを引き寄せるきっかけになるはずです。

難しいと感じる場合は、採用の専門家であるアズライトに無料相談してみましょう。的不採用通知だけでなく、採用全体のアドバイスをしてくれます。

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