お祈りメールとは？書き方・タイミング・テンプレート例まで網羅解説

「不採用の連絡は気が重い」「文面作成に毎回悩んでしまっている」

採用業務に携わる人事担当者であれば、一度はこう感じたことがあるのではないでしょうか。忙しさのなかで対応が遅れたり、送信前に手が止まってしまったりすることもめずらしくありません。

お祈りメールは不採用を伝える連絡でありながら、企業の姿勢が表れやすい業務です。対応を誤ると、企業は応募者の不満を生むだけでなく、信頼を損なうおそれがあります。

企業はメッセージのテンプレート化とルールの整備を行えば、判断に迷う場面を減らし、一貫した対応が可能です。

本記事では、お祈りメールを安定して運用するための考え方と具体例を解説します。

お祈りメールとは

お祈りメールとは企業が不採用となった求職者に対して送るメッセージを意味する言葉です。

企業側では「不採用通知」といった名称で使われます。メッセージの文末に、今後の活躍や成功をお祈りする表現が添えられることが多いため、求職者の間で「お祈りメール」と呼ばれるようになりました。

企業にとっては、多数の応募者へ合否を迅速に伝えるための業務連絡ですが、求職者にとっては受け取る機会の少ない特別なメッセージです。特に新卒採用では、ビジネスメールに不慣れな学生も多く、文面の印象が企業イメージに直結しやすい傾向があります。

不採用の連絡が行われない「サイレントお祈り」は不満を招きやすいため、企業は真摯な対応が求められます。

お祈りメールの必要性

合格者の面接日程の調整に追われるあまり、「お祈りメールの重要性を実感しにくい」と感じる人事担当者は少なくありません。不採用者への通知は単なる事務連絡ではなく、採用活動全体の印象や企業への信頼に影響する業務です。

この章では、就職情報会社が調査したデータをもとに、お祈りメールの必要性について解説します。

88％の企業が候補者に何らかの連絡をしている

2018年度卒を対象としたHR総研の調査では、多くの企業が全員へ合否結果の連絡を実施しています。一方で、書類選考・面接いずれの段階でも、すべての候補者に対応しきれていない企業が存在しています。

（引用：HR総研　就活生が苛立つ「サイレントお祈り」）

特に大手企業の書類選考では、応募数が膨大になりやすく、限られた時間のなかで合格者対応を優先せざるを得ないこともめずらしくありません。こうした事情から、不採用通知の優先度が下がりやすい点が現状です。

求職者にとって合否結果の連絡は、企業のイメージを左右する重要な接点です。誠実な対応が採用活動の信頼性につながる点は意識する必要があります。

65％の学生が連絡が無いことに不満

株式会社ディスコ（現：株式会社キャリタス）が23年卒の学生に行った調査では、合否を伝えられないことに不満を感じる声が多く見られました。

（引用：日本経済新聞　定型化した不採用通知「お祈りメール」、就活で悲観せず）

合否がわからないまま選考が止まってしまう「サイレントお祈り」は、求職者の行動を一時的に停滞させてしまいます。新卒採用では選考や入社時期が限られており、連絡がない状態は焦りにつながりやすい傾向があります。

このデータは「合否連絡が早いのか遅いのかわからない」と見通しが立っていないことも原因の1つです。企業は募集や選考の段階で、結果連絡の時期や連絡対象をあらかじめ伝えておくことが重要です。

企業がお祈りメールを送る理由

お祈りメールは形式的に送っているものの、「本当に意味があるのか」「今後の活動にどう影響するのか」と疑問を感じる人事担当者は少なくありません。企業が不採用通知を丁寧に送る理由は、自社の信用やブランドイメージを保つためです。

ここからは、企業がお祈りメールを送るべき理由を、採用活動への影響という観点から整理して解説します。

応募者に対する誠意を示すため

お祈りメールは応募者が時間と労力をかけて選考に臨んでいることに対する、企業の姿勢が表れるポイントです。

応募者の行動に対して企業が合否を伝えずに終えることは、「応募してもらうのが当然」という上下関係を前提とした印象を与えかねません。

採用活動は、本来企業と求職者が対等な立場でお互いを選び合うプロセスです。そのため、不採用という結果であっても、選考に参加してくれたことへのお礼を伝え、関係を一区切りすることが欠かせません。

お祈りメールは応募者とのやり取りを丁寧に締めくくり、企業の誠実さを示す役割を担います。

企業の信用維持・向上につなげるため

採用活動での対応は応募者個人とのやり取りにとどまらず、企業全体の評価に影響します。企業側が合否結果を共有しない対応は、求職者の不満を生みやすく、SNSや口コミを通じて自社のイメージ低下につながる可能性があります。

求職者は同業界を志望していることも多く、企業を比較しながら就職や転職活動を行っています。選考時の対応が悪い印象として残ると、将来の応募や取引の機会を失う要因になりかねません。

お祈りメールは不採用者への配慮だけでなく、自社の信用を守り、事業が成長し続けるための対応だといえます。

応募者の質向上を図るため

お祈りメールを送らなかったり、あるいは内容が形式的すぎたりすると、企業の不誠実さが表れやすい場面の1つです。こうした対応はお祈りメールに限らず、選考全体のやり取りに出てしまっている可能性があります。

求職者は、企業の姿勢や対応の一貫性を重視して就職先を選ぶことも少なくありません。誠実さに欠ける対応が続く企業では、慎重に就職先を選ぶ求職者が離れやすくなり、人材の傾向が偏りやすくなります。

以下で紹介するお祈りメールの例文を活用し、誠実な対応を積み重ねることは、求める人材を採用するうえで重要な取り組みです。

【選考種別】お祈りメールのテンプレート

お祈りメールは「不採用を伝えるだけだから、1つの文面で十分」と考える人事担当者は少なくありません。しかし、選考フェーズによって応募者が企業に割いた時間や関係性の深さが異なるため、それぞれに応じた定型文を用意することがポイントです。

この章では、各選考段階に合わせて使い分けたいお祈りメールの例文を紹介します。

書類選考

書類選考のお祈りメールでは、合否を簡潔かつ丁寧に伝えることが基本です。書類選考は面接のように相互理解が深まっていない段階のため、評価理由を詳しく伝えることは適していません。

企業が詳細な理由に踏み込みすぎると、求職者に違和感や誤解を与えるおそれがあります。応募への感謝と今後の配慮にとどめ、事実を淡々と伝えることを意識しましょう。

一次面接

一次面接でのお祈りメールでは、面接に参加したという事実を踏まえ、時間を割いてもらったことへの感謝を中心に伝えましょう。企業が努力や能力を評価する表現を入れすぎると、結果との整合性が取れなくなる場合もあるため、注意が必要です。

人事担当者は、事実に基づいた結果通知と最低限の感謝にとどめることで、応募者が過度な期待や誤解を抱かずに選考を終えられます。

最終面接

最終面接まで進んだ応募者への不採用通知では、これまでのフェーズとは異なる配慮が求められます。人事担当者は、長い時間をかけて向き合ってくれたことへのお礼を伝えることが基本です。

この段階では企業と応募者の相互理解が深まっているため、合否結果の受け止め方に幅が生じやすくなります。人事担当者は事実に基づいた結果通知と感謝の言葉にとどめることが望ましいでしょう。

【採用種別】お祈りメールのテンプレート

「ターゲットや手法が異なっていても同じ文面で問題ない」と考える人事担当者も多いのではないでしょうか。特に新卒や中途採用では立場や前提となる経験が異なるため、同じ文面では違和感を感じてしまいます。

この章では、採用種別ごとに意識したいお祈りメールの考え方とテンプレートを紹介します。

新卒採用

新卒採用のお祈りメールでは、就職活動や採用通知に不慣れな学生が多いことを前提に、丁寧で落ち着いた文面を心がけることが大切です。

学生は不採用通知を受け取る経験が少なく、文面の印象が強く残りやすいため、企業は配慮する必要があります。

企業は、過度な寄り添いや事務的のどちらか一方に偏らないように心がけましょう。人事担当者は学生が社会人としての企業対応を経験する機会であることを意識し、誠実で一貫した対応がポイントです。

中途採用

中途採用のお祈りメールでは、社会人経験者ということを踏まえ、事実に基づいた結果とお礼を簡潔に伝えましょう。応募者はビジネスメールや合否結果通知を経験しており、企業同士のやり取りに近い感覚で受け止める傾向があります。

ただし、雑な対応は企業姿勢への不信感につながりかねません。人事担当者は上から目線にならないように配慮しつつ、同じ立場で選考を行った姿勢を意識した文面が効果的です。

エージェント経由の場合

エージェント経由のお祈りメールでは、応募者本人ではなく人材紹介会社の担当者に結果を伝える点が特徴です。企業が直接連絡を行わず、経路を一本化することで、合否結果に関する認識のズレや説明の行き違いを防げます。

人事担当者は見送りという事実と共有範囲を明確に伝えると、採用プロセスを安定して運用できます。

お祈りメールを送る前の確認事項

初めて本格的に採用を行う企業にとって、「どのように送れば良いかわからない」と不安を感じている人事担当者は少なくありません。お祈りメールは気持ちや判断に任せるのではなく、確認項目と流れを決めておくことでミスを防げます。

ここでは、初めてでも迷わず対応できるよう、お祈りメールの送り方を解説します。

落選者全員に必ず送る

サイレントお祈りをしないために、人事担当者は仕組みとして漏れを防ぐ設計が欠かせません。サイレントお祈りメールとは、応募者に対して合否の連絡を行わない状態のことです。

応募者の不満や不信感を招かないために、企業は以下の点が整っているかを確認しましょう。

【チェックリスト】

• 書類選考・面接を問わず、不採用者全員に連絡する方針が社内で統一されている

• ATSや管理表で、送信状況を確認できる状態である

• 不採用通知を送る担当者が決まっている

• 選考段階ごとのテンプレートが共有されている

• ステータス変更のルールと運用フローが定まっている

【基本フロー（例）】

1. 合否の確定

2. ATSでステータスの更新

3. ステータスにもとづいたメールを送信

人事担当者はフローを軸に、自社の体制に合わせて運用しやすい形へ調整していくことが重要です。属人化しない体制を整えることが、採用業務の安定につながります。

面接から3日以内に送る

お祈りメールは、面接から時間を空けすぎずに送ることが重要です。お祈りメールが1週間後になると遅いと感じる応募者が少なくありません。一方で、採用業務は複数の選考が並行するため、担当者の判断に頼った運用では後回しになりがちです。

対象者の選別と同様に、仕組みとして管理すると送信忘れを防げます。

【チェックリスト】

• 面接実施日がATSや管理表に正しく登録されている

• 合否判断の期限が事前に決められている

• 合否未確定・未送信の応募者を一覧で確認できる

• 期限超過を防ぐための確認タイミングを決めている

【基本フロー（例）】

1. 面接実施日をATSに登録

2. 合否判断期限を設定

3. ステータスを更新

4. 期限内に結果通知を送信

【ポイント】

• 面接日を起点に期限を管理する

• ATSを基準に判断する

• リマインドを設定する

人事担当者は期限を守る意識だけでなく、遅れが発生しにくい仕組みを整えることで、企業の信用を維持できます。

基本的にはメールで行う

不採用通知は、原則としてメールで行うのが適切です。電話は一見丁寧に見えるものの、突然結果を伝えることで応募者の心理的負担が大きくなります。一方メールであれば応募者が落ち着いたタイミングで内容を確認できるため、過度な負担を与えにくい点がメリットです。

手紙は記録が残る点では有効ですが、到達までに時間がかかることや受け取らない可能性がある点から向いていません。

お祈りメールの誤送信を防ぐためのチェックリストや送り方は、次のとおりです。

【チェックリスト】

• 宛先を送信前に再度確認している

• 合格者・不採用者で送信リストを分けている

• 件名・本文が選考段階ごとに区別されている

• 送信前に応募者ステータスを再確認している

【基本フロー（例）】

1. ATSで応募者ステータスを確認

2. 該当するテンプレートを選択

3. 宛先・本文を確認

4. メールを送信

5. 送信後にステータスを更新

企業は担当者同士で送り方を統一し、誤送信を防ぐ仕組みを整えることで、応募者対応の品質を安定させられます。

お祈りメールに記載すべき内容

お祈りメールの内容を、どういう意図で書けば良いかまで理解できていない人事担当者も多いのではないでしょうか。お祈りメールに記載する各項目は、それぞれ応募者の不安を抑え、誤解やトラブルを防ぐ役割があります。

この章では、記載すべき内容ごとに意味や注意点を整理し、適切な書き方や具体例を挙げて解説します。

件名

件名は、選考結果に関する連絡であることを一目で伝える役割があります。応募者がメールを開封する前に内容を把握できるため、感情を過度に刺激せず、落ち着いて受け止めてもらいやすくなります。

お祈りメールの件名は、以下のように整理すると適切です。

• OK例：【株式会社〇〇】選考結果のご連絡

• NG例：【重要】選考に関するご連絡・【株式会社〇〇】最終結果について

件名は簡潔かつ中立的にまとめ、選考結果の通知であることを明確にしましょう。こうした細かな配慮が、企業としての誠実な対応につながります。

応募者のフルネーム

応募者のフルネームを正確に記載することは、企業としての信頼性を担保する最低条件です。名前の誤りは本文の内容以前に不信感を与え、通知そのものが受け入れられなくなるおそれがあります。

誤記は個人情報の取り扱いが雑だという印象にもつながります。特に、ローマ字・カタカナ・旧字体の表記に注意が必要です。

気をつけたい表示の一例は次のとおりです。

• 浜・濱

• 斎・斉・齋・齊

• 崎・﨑（たつさき）

• 高・髙（はしごだか）

• 辺・邊

• 郎・朗

送信前に必ず応募データと照らし合わせ、正確なフルネームが記載されているか確認しましょう。

感謝の意

お祈りメールにおける感謝の意は、何に対するお礼なのかを明確にすることが重要です。不採用という結果を和らげようとして、努力や気持ちに踏み込みすぎると、評価との整合性が取れなくなるおそれがあります。

例として、以下のように整理できます。

• OK例：この度は、当社の選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。

• NG例：熱意あるご応募に感謝いたします。

人事担当者は、事実に基づき簡潔に伝えましょう。感謝は、応募という行動・選考や面接に割いてもらった時間といった事実に向けるのが適切です。

不採用理由

お祈りメールでは、不採用理由を具体的に記載しないことが原則です。

企業が具体的な評価に踏み込むと、伝え方や受け取り方によっては評価基準が不透明に感じられたり、差別的な判断ではないかと誤解を招く恐れがあります。不採用通知を受け取った直後の応募者にとって、精神的な負担になりかねません。

以下のように、理由を述べるのがおすすめです。

• OK例：慎重に選考を行いました結果、今回はご期待に沿えない判断に至りました。

• NG例：経験が不足していたため・他候補者のほうが優れていたため

人事担当者は理由を限定しないことが、双方にとっての負担軽減につながります。

今後の活躍や就職活動の成功を祈る言葉

お祈りメールの締めに用いる言葉は、応募者を励ますメッセージではなく、選考を円満に終えるための定型的な結びとして位置づけることが大切です。

人事担当者の気持ちを込めすぎたり、個別性を出したりすると、かえって評価や感情に踏み込んでいる印象を与えてしまいます。

成功を祈る言葉の良い例と悪い例は、次のとおりです。

• OK例：今後のご多幸をお祈り申し上げます。

• NG例：きっと素晴らしい企業と出会えると信じています。

短く、均一な表現は、事務連絡としての役割を保ちつつ、選考を穏やかに完結させる効果があります。

書類の取り扱い方法

応募書類の取り扱い方法は、企業の個人情報管理に対する姿勢が直接伝わる項目です。選考結果だけでなく、提出した情報がその後どう扱われるのかは、応募者が不安に感じやすいポイントです。

お祈りメールでは、以下のように企業が責任を持って対応する旨が伝わる一文を添えましょう。

• OK例：ご提出いただいた履歴書は、後日返送いたします。

• NG例：応募書類は当社規定に基づき処理いたします。

応募者は、具体的な扱いがわからないと不安に感じ、問い合わせやクレームにつながります。人事担当者は、誰が・どのように扱うかを適切に伝えることが重要です。

企業情報・担当者の署名

お祈りメールに記載する企業情報や担当者の署名は、選考結果の通知に責任を明確にするための情報です。誰が・どの立場で連絡しているかを示すことで、通知の信頼性と説明責任を担保できます。

各情報は、以下のような役割があります。

• 会社名：選考結果が正式な企業判断であることを示す

• 部署名：業務として行われている連絡を明確にする

• 担当者名：個人名の記載は責任を明示する

• 連絡先：応募者の不安や混乱を防ぐ

署名を過不足なく記載することはビジネスマナーの基本であり、企業の信頼性を示す重要な要素です。

お祈りメールのまとめ

お祈りメールは不採用通知を意味する言葉で、企業の採用姿勢や運用体制がそのまま表れやすい業務です。連絡の遅れや送信漏れの発生は応募者の不満にとどまらず、企業への不信感につながりかねません。

こうしたリスクを防ぐために、人事担当者は選考段階や採用区分ごとに文面を整理し、テンプレートとして運用に組み込むことが重要です。ルールとして管理できれば個々の判断に委ねずに、対応のばらつきを抑えられます。

お祈りメールは将来の取引や求める人材の確保に直結するため、人事担当者は丁寧な対応を心がけることが大切です。

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