限られたリソースの中で、大規模な採用活動を円滑に進めることは、多くの企業が直面する課題です。

そんな中、総合デジタルファームである株式会社電通デジタル様は、採用オペレーションの一部をアズライトに委託していただいたことで、効率化と品質向上の両立を実現されました。

採用担当である伊佐様と橋本様に、導入前の課題から現在の取り組み、そして今後の展望についてお話をうかがいました。

外部委託のコスト問題、大規模採用における社内のリソース不足

──抱えていた課題を教えてください。

もともと、面接代行は別の会社さんにお願いしていたんです。ただ、長く続けるうちにコスト面での課題が見えてきて、「この先も続けていけるのか」という不安がありました。

そこで一度、社内運用に切り替えたのですが…正直、限界がありましたね。百名規模の採用を、少人数のチームで回すのは相当ハードでした。

日々の面接調整や評価管理に追われて、本来注力したい候補者体験の部分が後回しになってしまう。そんなジレンマがありました。

そんなときに出会ったのが、アズライトです。

素早いキャッチアップとスムーズな運用

──面接代行を依頼するにあたり、不安はありませんでしたか？

最初は、どこまで任せていいのかと“お願いする不安”の方が大きかったです。採用は企業の顔でもあるので勇気がいりました。

しかし、最初のやり取りから印象が違いました。

業務フローを丁寧に理解してくれて、対応もとてもスピーディー。最初のインプットを終えて、たった2回のすり合わせで実運用に移れたのです。

弊社の事業内容や、複数ある採用コースの違いなどのキャッチアップが早く、スムーズに代行がスタートしたことを覚えています。

しかも、精度が高かったので驚きました。最初の不安は解消され、「この人たちなら大丈夫」と思えた瞬間でした。

面接代行からオペレーション支援へ。採用の“裏側”を支える存在に

──採用オペレーション代行を任せてみていかがでしたか？

翌年度からは、面接代行に加えて、採用オペレーションの支援もお願いするようになりました。

具体的には、面接枠の作成や面接官アサイン、学生への連絡、進捗管理など、いわゆる「採用の裏側」をすべて支えてもらうような形です。

人事だけでなく、面接に協力する現場社員を含めると、数百人単位のスケジュールを扱うことになるので、1人ずつカレンダーを確認して調整するだけでも相当な手間がかかります。

これまでは担当者が多くの時間を費やして調整作業をしていたのですが、アズライトがその部分をしっかり引き受けてくださったおかげで、採用チーム全体の負担が一気に軽くなりました。

さらに印象的だったのが、担当者さんたちの“つなぐ力”です。

担当が変わることがあっても、仕事が止まることはまったくなくて。新しい方が前任の仕事を完全に把握してくれている。しかも、ただ引き継ぐだけでなく、「こう変えるともっと良くなりますよ」と改善提案までしてくれるんです。

その姿勢を見て、「委託先」ではなく「チームの一員」として一緒に採用をつくってくれているなと感じました。

【採用オペレーション代行の運用】

①透明性の高い進捗共有と迅速な対応
・一目で把握できる形式で、候補者対応の進捗状況をタイムリーに共有。
　→「今、何が、どうなっている」が一目瞭然に。
・迅速なレスポンスで的確に回答。

②ツール（ATSやエクセル）利用における提案
・運用のプロフェッショナルとして、複雑なオペレーションにも対応。
・未使用だった機能を使いやすくカスタマイズした設定へ。
・人事担当者の工数状況に応じた納期設定やリマインド。
・両者間の設定ミス・モレ等を先回りして発見しトラブルを未然に防止。

③ルーティン作業の安定感・イレギュラー対応への柔軟性
・ルーティン作業：作業量が多いからこそヌケモレなく対応。
・イレギュラー対応：リスクの提示とともに別の案も提示。

“ただ任せる”では終わらない。提案と改善で進化する採用チーム

──採用オペレーション代行を通して、印象に残っていることはありますか？

アズライトに対して感じるのは、“受け身ではない姿勢”です。

本来であればお願いしたことだけを実行してもらうのが通常だと思うのですが、かなり率先して提案をしてくださる。常に「もっと良くするために」という視点を持って動いてくれていると感じます。

■リマインド工数の削減

例えば、Slackと連携した自動リマインドの仕組みを設置してもらいました。この自動化は面接官との連絡のやり取りのコスト削減を実現できました。

■オペレーションの設計フォロー

オペレーションがうまくいっていない時期に、状況打破のためにスケジュールや進め方を一生懸命考えてくれました。おかげで採用を前に進めることができたこともありました。

■改善案の提案

他社の成功事例を踏まえた改善案を出してくれたり、私たちの採用の状態を理解した上で、「このやり方が合うのではないか」と提案してくれました。

■ATSの設計・対応

社内では気づけなかった設定部分も先回りして対応してくれるので、トラブルやクレームは本当にゼロに近い状態です。

また、面接官や候補者からの評価も高いです。「対応がスムーズで助かる」「印象が良い」といった声をよくいただきます。

採用は、ただ“数をこなす”ことではなく、1人ひとりの印象や体験がとても重要ですよね。だからこそ、候補者対応を安心して任せられる存在がいるというのは、本当に心強いです。

進化した採用体制による「本質的な採用活動」

──業務改善による変化はありましたか？

これまでを振り返ると、電通デジタルの採用体制は本当に進化したと思います。

アズライトに委託をしてから、効率化や品質の向上はもちろんですが、何より“採用チームとしての余白”が生まれました。

その分、候補者との関係づくりや、社内の面接官育成といった「本質的な採用活動」に時間を使えるようになったのは大きな変化です。

採用は、どんな企業にとっても「未来をつくる活動」です。だからこそ、信頼できるパートナーと一緒に、より良い形を探していきたいと思っています。

採用のあり方は、年々大きく変わっています。

学生の動きも、使うツールも、情報の流れも、どんどんスピードアップしていて、同じやり方では通用しなくなってきています。

そんな中で、「今のままでいい」と思ってしまうと、あっという間に遅れてしまうんですよね。だからこそ、電通デジタルは常に新しい採用の形を模索しています。

外の視点から一緒に考えてくれるパートナーがいることで、採用の仕組み自体を柔軟にアップデートできるようになりました。

年度が終わったタイミングでおこなうアズライトとの振り返りミーティングは、私たちが見えていなかった改善点を出してくれる。それをもとに次年度のオペレーションを考えたり修正したりと、採用活動の変化に活用しています。

外部委託は、単なる“作業の外注”ではなく、“一緒に採用を育てていく関係”に変わってきたと感じています。

デジタルの総合力と人の力で、未来の変化を先取りする

──電通デジタル様の強みを教えてください。

電通デジタルの強みは、大きく分けて「事業の幅広さ」と「人財の質」の2つです。

当社は国内最大級の総合デジタルファームとして、クリエイティビティとテクノロジーを統合的に活用することで、あらゆるトランスフォーメーションを実現しています。

様々な業界・業種の課題に対応できるのが大きな強みです。

これからの時代、デジタルは企業活動の基盤としてますます重要になります。その中で、様々な方面から全方位で支援できる体制を持つことは、電通デジタルの確かな競争力だと感じています。

そしてもうひとつの軸は「人」です。

新卒・中途ともに多様なバックグラウンドを持つメンバーが集まっていて、各業界の知見や経験を活かしながら、高いレベルでクライアントの期待に応えています。

当社がご支援しているのはナショナルクライアントと呼ばれる大手企業が主ですが、十分な品質のアウトプットを提供できているのは、やはり人財の力に支えられている部分が大きいです。

社風としても非常にフラットで、若手が意見を言いやすく、風通しが良い。そうした文化が、挑戦や成長を自然と後押ししているのだと思います。

──採用面での今後の展望はございますか？

採用面での展望としては、常に変化する時代の流れを読み取り、その時々のトレンドにスピード感を持って対応していくことが大切だと考えています。

学生の動きや採用手法の変化に遅れず、むしろ先回りして新しい取り組みを形にしていきたいですね。

最近では、新しい領域の人財採用も始めています。インターンシップや面接プロセスの見直しなど、まだスモールスタートではありますが、次の時代に向けた布石として動き始めています。

今後は、さらに採用業務全体を見渡した改善を進めていきたいです。例えば、データ分析を活用した採用精度の向上や、候補者コミュニケーションのパーソナライズなど。人の手とテクノロジーをどう組み合わせるかが、これからの鍵になると思っています。

【取材後記 byアズライト】

印象的だったのは、「外部委託」という言葉にまったく距離を感じさせない姿勢でした。単に”任せる”のではなく、”共に考え、共に進化していく”。その自然体の協働スタイルこそ、持続可能な採用を実現するカギなのだと感じました。アズライトは電通デジタル様の採用チームにとって、プロフェッショナルな視点で一緒に成功に導ける、そんな存在であり続けたいと考えます。